CHARTE VIE PRIVÉE

Nous comprenons que votre confiance en nous constitue le capital le plus important de « AQUAFLAM », une société anonyme dont le siège social est sis à 8540 Deerlijk, Nijverheidslaan 62, immatriculée à la BCE sous le numéro 0419.844.407, RPM Bruxelles (ci-après dénommée “AQUAFLAM”, « nous » ou « notre Société »). Votre vie privée revêt dès lors une importance essentielle pour nous. La présente Charte (ci-après dénommée la « Charte ») s’applique entre autres à (i) notre site Internet https://www.AQUAFLAM.be (ci-après dénommés le « site web ») et (ii) à toutes les relations (commerciales) existant entre AQUAFLAM et ses clients, prospects et partenaires commerciaux.

La présente Charte s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par La Société agissant en qualité de responsable du traitement, et couvre tous les traitements de données dont nous sommes responsables.

Cette Charte contient, entre autres, des informations sur les données personnelles que AQUAFLAM récolte, ainsi que sur la manière dont AQUAFLAM traite ces données personnelles.

AQUAFLAM souhaite souligner qu’elle essaie à tout moment d’agir en conformité avec (i) le Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018 – le « RGPD ») entré en vigueur le 25 mai 2018 et abrogeant la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel jusque-là en vigueur et (ii) la (future) législation belge relative à la mise en œuvre du Règlement susmentionné.

La visite du site web, le téléchargement de tous documents disponibles sur ce dernier, l’inscription de vos données sur le formulaire de contact, la prise de contact et la communication avec AQUAFLAM, la souscription à un service proposé par AQUAFLAM implique votre approbation expresse (au moyen de la communication de vos données à caractère personnel ou « opt-in » de participation) de la Charte et donc de la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel.

Veuillez lire la présente Charte en combinaison avec la mention légale et la politique en matière de cookies de AQUAFLAM.

• Types de données à caractère personnel

AQUAFLAM peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes:

• Nom
• Prénom
• Adresse de domicile
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone (fixe/gsm)
• La fonction
• Les champs libres disponible dans le formulaire de contact ainsi que toute information que vous donnerez librement lors de vos échanges avec AQUAFLAM.

AQUAFLAM collecte en outre automatiquement des informations anonymes concernant l’utilisation que vous faites du site web. Ainsi, AQUAFLAM, par exemple, enregistrera automatiquement quelles parties du site web vous visitez, quel navigateur web vous utilisez, quel site web vous visitiez lorsque vous avez reçu l’accès au site web. Nous ne pouvons pas vous identifier sur la base de ces données, mais celles-ci permettent à AQUAFLAM d’établir des statistiques concernant l’utilisation du site web. En effet, AQUAFLAM utilise des cookies sur son site internet. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez lire notre politique en matière de cookies.

• Mode de collecte des données à caractère personnel

Ces données à caractère personnel sont collectées en cas de ou dans le cadre de:

• L’envoi d’une demande via le formulaire de contact
• La navigation sur le site web ;
• La prise de contact entamée par vous via le site internet, par téléphone, via le délégué commercial ou le technico-commercial ;
• L’établissement des bons de commande (copie carbone) émise par les agents de terrain de AQUAFLAM
• Une collaboration avec AQUAFLAM ainsi que son suivi
• La vérification de votre identité (par exemple, lorsque vous contactez le service client) ;
• Toute correspondance échangée avec AQUAFLAM.

• Utilisation des données à caractère personnel

AQUAFLAM peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités que vous trouverez en annexe 1 de la présente Charte.

De manière générale, nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou que cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus légalement :

• La poursuite de nos intérêts légitimes ;
• La conclusion, la négociation et l’exécution d’un contrat qui nous lie avec vous ;
• Le respect d’une obligation légale ;
• La préservation de l’intérêt public.

• Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

AQUAFLAM ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre de l’exécution des services et de leur optimisation tels que, mais sans limitation :

• Les formations conférées aux moyens de première intervention ;
• Les audits en protection incendie réalisés par des professionnels du secteur ;
• La livraison d’un produit ;
• …

Dans ce contexte, vos données personnelles peuvent éventuellement être rendues publiques auprès des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, des consultants informatiques externes, des partenaires de transport ainsi que des partenaires (professionnels du secteur, partenaires commerciaux, …).

S’il est nécessaire que, dans ce cadre, AQUAFLAM divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d’utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Charte.

Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que AQUAFLAM divulgue vos données à caractère personnel :

• Aux autorités compétentes (i) lorsque AQUAFLAM y est tenue sur base de la loi ou dans le cadre d’une procédure judiciaire (future) et (ii) pour garantir et défendre nos droits ;
• Lorsque AQUAFLAM ou presque tous ses actifs sont repris par une tierce partie, auquel cas vos données à caractère personnel – que AQUAFLAM a collectées – constitueront l’un des actifs transferés;
• Lorsque vous y avez expressément consenti, le cas échéant.

Dans tous les autres cas, AQUAFLAM s’abstiendra de vendre, louer ou transmettre vos données à caractère personnel à des tiers, sauf quand elle (i) a obtenu votre autorisation à cet égard et (ii) a obtenu de la tierce partie concernée les garanties raisonnablement nécessaires en matière de confidentialité de vos données à caractère personnel et de conformité à la réglementation en matière de protection de votre vie privée.

• Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

En principe nous ne transmettrons pas vos données à caractère personnel en-dehors de l’Espace économique européen (EEE).

• Stockage des données à caractère personnel

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié (i) par la loi ou (ii) par le respect d’une autre obligation légale, AQUAFLAM ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la période qui est nécessaire pour atteindre et remplir les objectifs tels que décrits dans la Charte, sous le point ‘utilisation des données à caractère personnel’.

AQUAFLAM conservera toutes les données à caractère personnel qu’elle a collectées, dans ses dossiers en version papier conservés en interne dans l’entreprise ainsi que sur ses serveurs informatiques internes et externes.

• Vos droits relatiefs à la protection de votre vie privée

Dans le cadre du traitement de vos données personnelles, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accéder à vos données à caractère personnel ;
• Droit de rectifier, de compléter ou de mettre à jour vos données à caractère personnel ;
• Dans certaines circonstances, le droit de supprimer vos données à caractère personnel (‘droit d’être oublié’) (dans ce contexte, AQUAFLAM indique que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront être fournis si vous supprimez certaines données personnelles ou les faites supprimer) ;
• Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
• Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ;
• Droit d’objection / d’opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à la protection de la vie privée, veuillez contacter info@aquaflam.be ou remplir le formulaire pour l’exercice de vos droits et l’envoyer à AQUAFLAM par e-mail ou par courrier.

Vous pouvez exercer ces droits en principe gratuitement au moyen du formulaire susmentionné.

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de l’Autorité de Protection des Données (ci-après l’« APD ») via le lien suivant « https://www.autoriteprotectiondonnees.be ».

• Protection des données à caractère personnel

AQUAFLAM s’engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, physiques, technologiques et organisationnelles pour éviter (i) l’accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l’abus ou la modification de vos données à caractère personnel.

Nonobstant la politique de sécurité de AQUAFLAM, les contrôles qu’elle effectue et les actes qu’elle pose dans ce cadre, il ne peut être garanti un niveau infaillible de sécurité. Aucune méthode de transfert ou de transmission par le biais de l’Internet, ni aucune méthode de stockage électronique ne sont sûres à 100 %, de sorte que AQUAFLAM ne peut, dans ce cadre, garantir une sécurité absolue.

• Actualisation de la Charte

AQUAFLAM est habilitée à actualiser la présente Charte en installant une nouvelle version sur le site web. Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le site web et la page concernée sur laquelle la Charte est reproduite, afin d’être certain que vous ayez connaissance des moindres modifications.

• Autres sites web

Le site web peut éventuellement contenir des hyperliens vers d’autres sites web. Lorsque vous cliquez sur l’un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site Web ou une source Internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d’autres technologies. SICLI ne porte aucune responsabilité, responsabilité ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou ressources Internet, ni sur la collecte, l’utilisation et la distribution de vos données personnelles. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites Web et sources Internet afin de pouvoir juger s’ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

• Contactez AQUAFLAM

Si vous avez des questions sur la Charte ou sur la manière dont AQUAFLAM collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter :

• Via e-mail: info@aquaflam.be

of

Per post: AQUAFLAM – Nijverheidslaan 62, 8540 Deerlijk.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont AQUAFLAM a traité ces questions ou commentaires que vous lui avez soumis, ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont AQUAFLAM collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de la Commission vie privée.

• Qu’attendons-nous de vous?

De votre côté, nous attendons de vous que vous assuriez que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer sans délai de tout changement significatif dans votre situation. Si vous êtes amené à devoir nous fournir des informations sur un tiers, nous vous invitons à vous assurer que ce dernier vous a donné son consentement pour ce faire.

Cette Charte est susceptible d’être modifiée et la dernière version applicable est consultable à l’adresse suivante : ce lien.(= Chartre de protection des données)

Annexe 1 – Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

AQUAFLAM peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

1. Réception et traitement des questions posées via le formulaire de contact ou par tout autre moyen

Un formulaire de contact en ligne est disponible sur notre Site Web. Vous avez également l’opportunité de nous contacter par téléphone ainsi que via un de nos délégué commercial ou technico-commercial. Afin d’honorer vos demandes (demandes d’information, demandes de devis, etc…) nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

2. Elaboration d’un devis ou d’une offre

Afin de rédiger et de vous faire parvenir un devis ou une offre, sur votre sollicitation, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

3. Gestion des formations

Nous vous proposons des formations aux moyens de première intervention. Afin d’honorer votre demande, nous élaborons un devis personnalisé, nous sommes amenés à transmettre certaines de vos données à caractère personnel aux professionnels du secteur (pompiers actifs ou retraités) qui viendront vous conférer cette formation sur place.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.

4. Gestion des audits en protection incendie

Nous vous proposons des audits en protection incendie réalisés par des professionnels du secteur : pompiers actifs ou retraités, ingénieurs spécialisés. Afin d’organiser ces audits, nous sommes amenés à transmettre certaines de vos données à caractère personnel aux professionnels du secteur précités. Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.

5. Etablissement d’une convention

En tant que client, vous êtes ou serez amené à conclure une convention avec AQUAFLAM afin que nous puissions entamer la collaboration pour laquelle vous avez sollicité nos services. Dans ce cadre, nous serons amenés à récolter certaines de vos données personnelles. Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.

6. Etablissement des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions

Nous utilisons vos données afin de vous fournir les produits et services pour lesquels vous avez fait appel à AQUAFLAM. Cette utilisation implique que AQUAFLAM soit en possession de vos données à caractère personnel aussi longtemps que le nécessite la prestation du/des service(s) auquel vous avez souscrit.
Ce traitement peut se fonder sur notre l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par AQUAFLAM.

7. Envoi des factures et perception des paiements

Dans le cadre des prestations proposées par AQUAFLAM et des conventions que vous aurez conclues avec nous, nous utiliserons certaines de vos données à caractère personnel afin d’établir les factures et, suite à la perception des paiements, les traiter au service comptabilité à toutes fins utiles de bonne gestion des dossiers de facturation. Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.

8. Optimisation de la qualité, gestion et contenu du site web – cookies de performance

Lors de l’utilisation d’applications en ligne, nous vous demanderons de consentir à l’utilisation de cookies. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est votre consentement. Merci de cliquer « lien politique cookies » pour en savoir plus sur les cookies.

9. Sollicitation à une offre d’emploi et mise à disposition du CV

En postulant à l’une de nos offres d’emploi disponible sur le site web ou autre, vous êtes invité à nous faire parvenir votre CV. Vos donnes seront alors traitées afin de pouvoir analyser votre profil et répondre de manière adéquate à votre sollicitation. Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

10. Etablissement de mailinglists

Dans le cadre des différents services que nous proposons, nous constituons une base de données de contacts. Dans ce contexte, certaines de vos données personnelles pourront être collectées dans une base de données. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est notre intérêt légitime ou votre consentement.

11. Respect des législation set des réglementations

Nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Dans ce cadre, et si cela s’impose, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Ce traitement peut se fonder sur le respect d’une obligation légale.

12. Protection de nos droits

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d’intérêts légaux, d’actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base de nos intérêts légitimes.

Annexe 2: durée de conservation par catégorie de finalité.

Finalités des traitements de données à caractère personnel	Fondement	Durée de conservation maximale (sauf indication contraire)
Réception et traitement des questions posées	Intérêt légitime Consentement	5 ans après le dernier contact si client / 1 an après le dernier contact si prospect.
Elaboration d’un devis ou d’une offre	Intérêt légitime Consentement	5 ans après le dernier contact si client / 1 an après le dernier contact si prospect.
Gestion des formations	Exécution du contrat	5 ans après le dernier contact du client.
Gestion des audits en protection incendie	Exécution du contrat	5 ans après le dernier contact du client.
Etablissement d’une convention	Intérêt légitime Obligation légale	5 ans après le dernier contact du client.
Etablissement des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions	Exécution du contrat	5 ans après le dernier contact du client.
Factures et paiements	Exécution du contrat Obligation légale	7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable
Optimisation de la qualité, gestion et contenu du site web	Intérêt légitime	1 an après la dernière visite de l’utilisateur sur le site Web.
Sollicitation à une offre d’emploi et mise à disposition du CV	Intérêt légitime Consentement	Recommandation : – Suppression directe si le CV ne correspond pas au profil recherché ; – Conservation dans une base de recrutement pendant 1 an si le CV correspond potentiellement mais que pas de poste disponible ; – Traitement immédiat si le CV correspond et qu’un poste est disponible. Dans ce cas : conservé dans le dossier du travailleur 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat.
Etablissement de mailing lists	Intérêt légitime Consentement	5 ans après le dernier contact si client / 1 an après le dernier contact si prospect
Respect des législations et des réglementations	Obligation légale	– Documents sociaux : 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat ; – Documents fiscaux : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable – Documents de garantie : à déterminer par AQUAFLAM
Protection de nos droits	Intérêts légitimes	Aussi longtemps que dure l’action en justice/la procédure de plainte.